ERP vs. Sistemas Administrativos

Debido a la creciente adopción de tecnologías de la información en las empresas en los últimos años, son cada vez más aquellas que buscan soluciones de software que les permitan gestionar procesos de negocio. Después de todo, si no lo hicieran se quedarían rezagadas competitivamente. Pero la competencia es fuerte ya que existen innumerables opciones en el mercado. Y la pelea es reñida entre dos fuertes contrincantes: ERP vs. Sistemas Administrativos. 

La Funcionalidad

La diferencia principal entre ambos la hace la definición de uno de ellos: ERP (Enterprise Resource Planning) que la define como un Planificador que le permite a una empresa anticiparse a las necesidades futuras. Un ERP incluye todas esas funciones que una empresa necesita o puede llegar a necesitar (gestión de la producción, de la calidad, de la cadena de abastecimiento, de campañas y proyectos, logística, producción por fases, comercio electrónico, etc.). Un Sistema Administrativo (o suite de gestión) no cuenta con tantas funcionalidades ya que normalmente está compuesta por programas o módulos de contabilidad y facturación.

Una de las características principales de un ERP es que funciona como un solo sistema integrador del flujo de información de distintas áreas o departamentos dentro de una empresa que a través de módulos centraliza toda la información generada en cada una de ellas automáticamente para compartirla en tiempo real. Esto influye en la toma de decisiones clave de una empresa. Un Sistema Administrativo funciona de manera independiente o aislada (y en muchos casos incluso no tan automatizada) que para ser compartida se requiere de procesos de integración o de transferencia de datos entre varios sistemas administrativos con funciones diferentes. 

La Inversión

También tenemos un factor importante: el precio. El costo de un Sistema Administrativo es menor comparado con el de la implementación de un ERP. Esto es debido a que un ERP es un sistema con un grado de complejidad mayor al de un Sistema Administrativo al incluir más funcionalidades. Un Sistema Administrativo (o suite de gestión) está normalmente compuesto por programas o módulos que básicamente están orientados sólo a la gestión de facturación y contabilidad. Un ERP es una arquitectura de software que está diseñado no sólo para gestionar actividades diarias de facturación y contabilidad sino también de manufactura, logística y recursos humanos en una empresa.

Como se menciona anteriormente, un sistema ERP opera como un Planificador. Así, la inversión en un ERP sobre un Sistema Administrativo implica el estar preparado para todas las eventuales necesidades de una empresa con base a la creciente competitividad mundial, y no sólo para las necesidades inmediatas. El decidir el estar sobrados con su sistema de gestión ERP implica evaluar el grado de preparación necesario o deseado ante los requerimientos que el mercado mundial imponga para seguir teniendo competitividad. En el caso de un Sistema Administrativo existe la posibilidad de necesitar invertir varias veces en mejoras o up grades.

Entonces... ¿Un ERP o un Sistema Administrativo?

Pero en una contienda como está, ¿Cuál es la plataforma superior? ¿Cuál es la más práctica y eficiente? Ambos pueden ser sistemas funcionales y eficientes. Más que decir cual sistema es superior, un ERP o un Sistema Administrativo, la pregunta mejor debiera ser: ¿Cual es la más adecuada para una determinada empresa? Después de todo son completamente diferentes.

No se confunda, hoy día hay ciertos Sistemas Administrativos que gracias al impulso del marketing tratan de dar mensajes que implican el cambiarles su denominación a ERP buscando un nicho de mercado mayor, sin embargo en esencia, un Sistema Administrativo (ni siquiera un conjunto de ellos intentando trabajar juntos, con todas las desventajas de no estar completamente conectados entre ellos) simplemente no da la misma talla.

Quizá podamos concluir que no hay duda que un sistema ERP es mucho más completo que un sencillo Sistema Administrativo. Sin embargo, ambos son funcionales. Desde un punto de vista técnico, ambos ocupan dos nichos de mercado diferentes. Al final de cuentas la diferencia que se debe evaluar si está entre la implementación de un ERP y un Sistema Administrativo, es el de saber cuál es la solución que realmente necesita o hacia donde o hasta dónde quiere llegar con su empresa, ya que ambos sistemas son para diferentes dimensiones de negocio. Bien valdría la pena preguntarse antes de elegir a su contrincante favorito ¿Cuál es la dimensión de su empresa?