La pyme y las herramientas tecnológicas: cómo automatizar procesos

02.05.2011 09:02

 

Autor: Carlos Gutiérrez Lanzarán

 

Para una pyme diferenciarse de sus competidores no es una opción sino un imperativo. Si la empresa quiere subsistir tiene que aportar al cliente argumentos para que compre su producto o servicio y no los de la competencia. La calidad es, en este punto, una herramienta clave para conseguir el éxito. Una consultora tecnológica puede ayudar a asegurar los distintos procesos a través de una ordenación correcta de los flujos de información y dando un soporte a la propia gestión de calidad. Tener claro un protocolo previo de actuación puede ser muy útil para garantizar el final feliz de la aventura.

 

1. PRINCIPIOS

  • Principio 1: Una consultora tiene como misión servir de ayuda para la mejora del negocio de sus clientes, independientemente del tamaño de la empresa.
  • Principio 2: Para el caso de la consultoría tecnológica, la desvinculación entre tecnología y negocio no es nunca posible y menos aún cuando el cliente es una pequeña o mediana empresa.

    Una consultora debe tener estos principios absolutamente asumidos.

 

2. LA CASA POR LOS CIMIENTOS

Cuando una PYME se pone en contacto con una consultora, es importante utilizar un pequeño protocolo que permite saber qué tipo de ayuda necesita la empresa y si se puede o no suministrar. Básicamente se descubre si la empresa está preparada y dispuesta para afrontar la automatización como algo estructural.

Paradójicamente, cuando una empresa decide automatizar lo primero que hay que hacer es analizar los procesos de la compañía de forma "a-tecnológica" es decir, sin pensar en la tecnología que luego vendrá a dar soluciones concretas. Es decir, lo primero es ordenar procesos, saber quién es el responsable de cada uno de ellos, saber qué hace a un proceso excelente para nuestra empresa y establecer indicadores sobre los mismos.

Es interesante ver cómo, a menudo, las PYMES ven este trabajo inicial con reticencia y cierto rechazo. No obstante, cuando se termina el análisis, que en principio por ser una PYME no debe ser demasiado costoso en tiempo, el propio cliente entiende lo absolutamente necesario del mismo e incluso utiliza los diagramas y documentos generados para proponer mejoras.

 

3. LO MÁS RENTABLE

Una vez que tenemos claro qué procesos está ejecutando la empresa y que conocemos los procesos más débiles, debe tomarse la decisión de automatizar o no, siempre considerando la automatización como una importante herramienta de mejora, pero no la única. En este aspecto, es conveniente tener unas reglas muy claras:

  • Primero hay que identificar los procesos que más beneficios prometan y descubrir qué coste total tiene el cambio que se va a proponer (coste económico, tiempo y recursos propios implicados).
  • Se establecerá un orden teniendo en cuenta que se necesita compaginar los cambios de fuerte calado con los éxitos rápidos.
  • Se planificarán los cambios asignando recursos económicos, plazos y responsables.

Para hacer una automatización de forma coherente, tal como se indica, es importante decidir una estrategia tecnológica, para lo que claramente puede ayudar la empresa consultora. En esta estrategia lo primero es tener claro los objetivos de negocio de la empresa y qué infraestructura tecnológica es necesaria para facilitar el desarrollo de la estrategia de negocio. Es decir, para decidir montar un SQL SERVER o un MySQL es necesario saber cuales son los objetivos y la estrategia de negocio de la empresa, aunque suene paradójico.

 

4. LA INFORMACIÓN

Actualmente la gestión de la información es la base del éxito de una empresa moderna. Dotarse de una estrategia de gestión de la información y establecer unos métodos de trabajo que la aprovechen es muy importante para tener éxito. La información tiene que ser registrada, desbrozada y analizada para conseguir extraer conclusiones que permitan la gestión. Una consultora tecnológica, en una nueva compañía, debe analizar la situación de la gestión de la información y de los soportes tecnológicos que tiene (si existen) si quiere comprender cuales son los puntos clave de la empresa en estudio.

Una vez que se analizan los flujos de información pueden identificarse problemas que son delatados por los mismos. Es usual que las empresas catalogadas como PYMES no tengan identificados cuáles son los procesos clave, las responsabilidades y los mecanismos básicos de seguimiento y control. Normalmente en una PYME muchas personas asumen roles distintos y esta concentración de actividades les impiden especializarse y generar la suficiente información que permita un análisis posterior.

 

5. CALIDAD COMO ESTRATEGIA DE LA PYME

Para una PYME diferenciarse de sus competidores no es una opción sino un imperativo. Si la empresa quiere subsistir tiene que aportar al cliente argumentos para que compre su producto o servicio y no los de la competencia. La calidad es, en este punto, una herramienta clave para conseguir el éxito.

Una consultora tecnológica puede ayudar a asegurar los distintos procesos a través de una ordenación correcta de los flujos de información y dando un soporte a la propia gestión de calidad: gestión de los registros, indicadores, gestión de documentación, etc. Una vez más se pone de manifiesto la necesidad que tienen las consultoras tecnológicas de ser expertas en los procesos de negocio de sus clientes. Sin un conocimiento excelente de qué objetivos persigue un Sistema de Calidad de un cliente determinado es imposible automatizar el proceso de gestión de calidad con éxito.

 

6. CRECIMIENTO

Una consultora es importante para ayudar al crecimiento de una PYME de forma que le sea posible incrementar su capacidad de hacer negocios, la calidad de los servicios prestados, la satisfacción del cliente, sus ingresos, etc. La consultora debe actuar, en este caso, como facilitadora del éxito de su cliente. No puede ser de otra forma, el éxito de la consultoría es el éxito continuado de sus clientes. Por ejemplo, si una empresa asume el reto de salir al extranjero a vender sus servicios necesita apoyarse en terceros cualificados y alineados con su estrategia de negocio para poder llegar más lejos, más rápido y con menos riesgo. De todas formas, cualquier consultor debe apercibir a su cliente de los riesgos que conlleva un crecimiento demasiado rápido. En este caso actuamos un tanto "egoístamente" ya que lo que no queremos es que, por correr demasiado, nuestro cliente se estrelle y, dicho sea de paso, nuestro negocio se agote.

Como conclusión decir que la consultora tecnológica aporta especialización y una visión del negocio externa que permite la crítica constructiva y habilita el camino para introducir mejoras en el negocio del cliente. El objetivo de la consultora debe ser siempre conseguir que su cliente justifique su inversión en base a mejoras palpables en el corto plazo: ahorros de coste, aumento de la productividad, mejora en la toma de decisiones, mejor gestión de la información, etc.